Számítógéppel támogatott vezetői információs rendszerek alkalmazása és fejlesztése a beszerzési folyamatban
Saved in:
| Main Author: | |
|---|---|
| Other Authors: | |
| Format: | Thesis |
| Kulcsszavak: | átfutási idő beszerzési folyamat BPMN Fluenta folyamat modell leíró statisztika |
| Online Access: | http://dolgozattar.uni-bge.hu/38413 |
| Abstract: | A szakdolgozat tárgya egy költségvetési finanszírozás alatt álló felsőoktatási intézmény, a Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem „éles” beszerzési folyamatait megelőző beszerzések engedélyezési folyamatának a bemutatása, elemzése és az erre használt Fluenta Workflow információs rendszer bevezetésének fontossága és fejlesztési lehetőségeinek feltárása. A Rektori Kabinetben, ahol dolgozom, kizárólag irodai folyamatok vannak, és azon belül is a beszerzések engedélyezési folyamata tölt be domináns szerepet. Az intézmény gyakori szervezeti változásai, a beszerzési szabályzat számos módosítása, valamint a fluktuáció negatívan hatott a folyamatra. Az elvégzett elemzések bizonyítják, hogy a beszerzések engedélyezési folyamata fejleszthető és a fejlesztést követően folyamatosan vizsgálni kell, hogy az minél hatékonyabban működhessen és a piaci szereplők minél előbb megkapják a Megrendelőket/Szerződéseket, hogy a beszerzés tárgya mielőbb megvalósulhasson. Szakdolgozatom célja az volt, hogy lerövidítsem a beszerzés engedélyezési folyamat átfutási idejét. Ehhez feltártam a Fluenta workflow rendszerben közreműködő, beszerzést jóváhagyók engedélyezési folyamatának jelenállapotát, a szereplők és a hozzájuk kapcsolódó feladatok időszükségletét, kitérve a fölösleges, nem értékteremtő lépésekre. A jelenállapot elemzése során leíró statisztikai elemzést használtam a beszerzés engedélyezésének átfutási idejének meghatározására, a folyamat felelőseinek és lépéseinek ábrázolására a BPMN folyamatmodellt használtam, valamint személyes megbeszéléseket folytattam további veszteségek feltárására. Megállapítottam, hogy a beszerzések engedélyezési folyamatának bonyolultságát részben a szervezeti struktúra határozza meg, de részben maga a folyamatmodell is produkál veszteségeket, ami miatt az átlagos átfutási idő magas. Javasolt fejlesztési lehetőségek: 1. a beszerzések engedélyezésért felelősök számát csökkenteni kell (a korábbi 6-7 beszerzési szereplő helyett 5 személy elegendő a beszerzés jóváhagyására). 2. párhuzamosan végezhető folyamatlépéseket kell alkalmazni, ezzel is csökkentve az engedélyezési folyamat átfutási idejét. 3. az engedélyezési folyamatok szöveges leírása helyett folyamatábrát kell használni a felelősök megjelölésével 4. az adott feladat elvégzésére határidőket kell szabni, hogy valamilyen szinten egyfajta korlátok (idő) közé legyen igazítva a folyamat. 5. a beszerzésfelelősi szerepköröket delegálni kell, amelyhez vezetői döntés szükséges. 6. a Fluenta rendszert használók tapasztalatait figyelembe véve szükséges a rendszer továbbfejlesztése, hogy minél hatékonyabban és gyorsabban végezzék munkájukat. |
|---|